Oscuro Claro

Tokyo, el centro neurálgico de la actividad en el mercado japonés.

Japón es uno de esos destinos a los que siempre he querido ir desde hace muchos años. Se trata de una cultura por la que he sentido una especial atracción, una necesidad por descubrir sus peculiaridades y averiguar cómo se enfrenta uno a la vida dentro de una sociedad como la japonesa.

Sin embargo, uno de los aspectos que más me llamaron la atención cuando aterricé en el país nipón, y más concretamente cuando llegué a su capital, Tokyo, fue su fuerte vinculación con Estados Unidos por lo que el genuino escenario americano invadía sus calles y avenidas principales, un escenario que contrasta con la fuerte y arraigada tradición japonesa que también pude encontrar deambulando por las calles de la gran capital.

Mi viaje fue de trabajo y no de placer por lo que esta entrada quiero dedicarla sobre todo a los aspectos que pude identificar de las empresas y profesionales con los que tuve la oportunidad de interactuar y que de algún modo definen el modus operandi de los negocios en Tokyo. Así que si el lector espera encontrar una guía de viaje en este post le invito a que busque en Google las últimas novedades sobre el país nipón publicadas en las numerosas e interesantes opciones que tiene a su disposición en Internet.

Tokyo es junto con Osaka uno de los puntos neurálgicos en los que se concentra la actividad económica en Japón. Dos de las áreas más representativas para los negocios en el país nipón son Kanto (Tokyo), y Kansai (Osaka).

Lo primero que tuve la oportunidad de descubrir es la dificultad para acceder a los contactos adecuados en Japón. Mi consejo es que si deseas hacer negocios en el país nipón contrates a un agente local con contactos para que te introduzca en el sector con el que deseas hacer negocios. Otra opción es apoyarte en alguna institución u organización oficial que pueda ayudarte a abrir el mercado en el territorio. En mi caso fui de la mano de contactos locales que sin duda elaboraron una agenda de trabajo muy interesante, muy bien orientada y, sobre todo, con visitas y reuniones concertadas con perfiles encargados de tomar decisiones.

Debo decir además que en Japón no aterrizas y haces negocios de forma inmediata. Necesitas de un proceso complejo cuya finalidad es ganarte la confianza de tu interlocutor. Rara vez, por no decir, nunca, se hacen negocios a las primeras de cambio. Debes visitar una y otra vez a tus clientes objetivo para que puedan asegurarse de que el bien o servicio que proporcionas está realmente alineado con lo que expones en tu discurso. Las relaciones personales cobran un especial protagonismo en este país. En Japón se suele decir que primero se hacen amigos y luego se hacen negocios.

Otro elemento a tener en cuenta es que a los japoneses les gusta tener un interlocutor definido y los cambios en los interlocutores no son bien vistos o recibidos en una cultura que basa en la relación personal buena parte de su éxito comercial. Por tanto, si representas a una empresa y quieres hacer negocios en Japón lo ideal es que sea siempre la misma persona la que entable contacto con tus clientes objetivo. Si por necesidad hay que cambiar a las personas encargadas de gestionar la relación comercial con el país nipón habrá que justificarlo convenientemente y explicar las razones por las que habrá un nuevo interlocutor que marque los pasos en dicha relación de negocios.

El consumidor japonés es muy nacionalista, y este es un aspecto que debemos tener muy en cuenta a la hora de abordar las posibles oportunidades de negocio que puedan surgir. Esto significa que los bienes y servicios que ofrezca la empresa a la que representas deben ser mejores que los que ya tienen en el mercado nipón en ese momento. Japón es un país de alto valor añadido en lo que a oferta se refiere y esa calidad debe verse refrendada con un conjunto de soluciones que puedan mantener ese status quo del que presumirán tus interlocutores en cada reunión de negocios que lleves a cabo en el país.

La sociedad japonesa está muy orientada al consumo y sobre todo es muy fiel a aquellas marcas por las que ha obtenido una contraprestación más que satisfactoria. Esta circunstancia convierte al país nipón en un territorio muy atractivo para aquellas empresas que comercializan bienes y servicios de gama alta, por lo que si logras vencer todas las barreras que en un principio se presentan por la naturaleza e idiosincracia del propio mercado japonés, habrás conquistado uno de los mercados más importantes del mundo y uno de los paraísos en los que muchas compañías de carácter global quieren posicionarse y competir.

Cómo abordar una reunión de negocios eficaz en Japón.

En primer lugar, debes tener en cuenta el uso del tiempo. Necesitas planificar muy bien lo que quieres comunicar y en cuánto tiempo debes hacerlo. Medir con precisión el mensaje y, sobre todo, llevar a cabo una reunión dentro de la hora prevista sin duda te harán ganar puntos ante tu potencial cliente japonés.

Con respecto al idioma, y aunque la mayoría de japoneses hablan inglés, lo ideal es que asistas a tus reuniones con un intérprete ya que serán pocos los interlocutores que hablen inglés contigo. En Japón está muy arraigada la idea de que o lo haces bien, casi a la perfección, o mejor no lo hagas, así que como la mayoría de japoneses no dominan a la perfección el inglés no se sentirán cómodos en una reunión en la que el inglés sea el idioma predominante, a pesar, insisto, de que lo hablarían mejor que muchos de nosotros.

En una reunión de negocios con un japonés no se abordan temas que no se hayan indicado previamente en la agenda que habremos facilitado y en la que constarán los contenidos que vamos a tratar. No caben ni la improvisación ni la flexibilidad en los temas objeto de dicha reunión.

Por otra parte, las cifras, los datos y la información detallada son muy bien recibidos en una reunión de negocios con un interlocutor japonés. Cuanto mayor sea el detalle de dicha información mayor será la atracción que tu cliente potencial pueda sentir por ahondar en los entresijos de una propuesta que sin duda va a estudiar con el detenimiento que merece.

Por último, no debe extrañarnos los silencios durante una reunión ya que en la cultura japonesa los silencios son muy comunes. Debemos adaptarnos y tratar de gestionar esos silencios de modo que hagamos ver a nuestro interlocutor nuestro profundo respeto a esa circunstancia. Además, jamás debemos interrumpir a a la otra parte cuando está exponiendo sus argumentaciones ya que se considera como una grave falta de respeto.

Normas de protocolo en una reunión de negocios en el país nipón.

Ya hemos visto cómo atender una reunión de negocios en Japón pero también es necesario tener en cuenta algunas de las normas básicas que rigen el protocolo en un territorio tan riguroso desde un punto de vista jerárquico y social como es el país nipón.

Para empezar, el saludo debe realizarse con una leve inclinación. El grado de inclinación al saludar muestra el nivel de estatus que consideramos posee nuestro interlocutor. Al hacer la reverencia debemos mantener la mirada baja y también tenemos que situar las palmas de las manos pegadas al lateral de nuestras piernas.

Aunque es poco frecuente, también se puede saludar con un apretón de manos ya que los japoneses suelen adoptar esta forma de saludo sobre todo cuando tratan con representantes occidentales. Si se da este caso, lo que debemos hacer es esperar a que nuestro cliente potencial japonés tome la iniciativa.

El intercambio de tarjetas es otro de los elementos que caracterizan el protocolo japonés en una reunión de naturaleza comercial. Resulta casi obligado entregar una tarjeta de visita a nuestro interlocutor por medio de una ceremonia en la que debemos utilizar las dos manos sosteniendo la tarjeta con nuestros dedos pulgares. Preferiblemente la tarjeta de visita debería estar traducida al japonés para que quien nos atiende pueda comprobar, entre otras cosas, nuestro cargo dentro de la organización a la que representamos.

En las reuniones de negocios hay que evitar hablar de temas personales y sobre todo no hacer alardes de uno mismo de forma individual ya que debemos tener presente que en Japón prima el colectivo o el grupo frente al individuo.

Por otra parte, Japón es un país en el que los regalos de empresa son siempre bienvenidos. En las primeras reuniones es recomendable hacer un obsequio mientras que si la relación comercial es ya un hecho es casi una obligación portar un regalo a nuestros encuentros a nivel corporativo. En ese sentido, la ceremonia (Hoso), el envoltorio, la presentación, en definitiva, el modo en el que hacemos entrega del regalo es casi tan importante como el regalo en sí.

Sobre todo debemos tener en cuenta evitar hacer uso en nuestras reuniones, propuestas e incluso regalos de los números cuatro y nueve ya que representan conceptos muy negativos que conviene no abordar. No en vano, el cuatro se asemeja a la muerte mientras que el nueve es muy parecido a la depresión.

Por lo que respecta al trato, éste debe tener siempre un carácter formal. En general, debemos llamar a nuestro interlocutor por su apellido y sólo cuando nos ganamos algo de confianza podemos dirigirnos a la persona con el sufijo “san” (que significa señor). Nunca deben utilizarse nombres propios.

Cómo afrontar una negociación en Japón.

En Japón se cierran acuerdos a largo plazo, nunca a corto plazo o con el objetivo de encontrar una rentabilidad o recompensa inmediata. Teniendo en cuenta esta premisa voy a tratar de explicar cómo abordan los japoneses el proceso de toma de decisiones y de cierre de operaciones de negocios con otras empresas.

En primer lugar, existe una jerarquía muy pronunciada en las empresas japonesas. Eso significa que probablemente presentes tu propuesta al más alto nivel pero los detalles del acuerdo y de cierre final se discutirán en otro plano, vinculado sobre todo a mandos intermedios y con personal especializado en negociación.

Prácticamente todas las decisiones en el seno de las empresas japonesas se toman por consenso. Esto se conoce como “ringi”. Cada propuesta se analiza por quienes van a participar en el proyecto de una forma directa e indirecta para que exista un buen nivel de implicación en el grupo y se llegue a una decisión consensuada. El máximo responsable de la toma de decisiones no se pronuncia hasta que no recibe el visto bueno unánime de todos los subordinados implicados en el acuerdo.

Por otra parte, los contratos en Japón se consideran una guía que define la relación comercial más que un conjunto de obligaciones de las partes implicadas en el acuerdo. Esto significa que probablemente tengamos que asumir una cláusula (jijo benko), que permitirá al cliente japonés renegociar los términos del acuerdo si las circunstancias así lo exigen.

La fidelidad que un cliente japonés demuestra hacia sus proveedores una vez superados todos los pasos necesarios para hacer negocios es sin duda una de las características que mejor definen este mercado. Una vez construida la relación es muy difícil que ésta se venga abajo a no ser que medien circunstancias graves que impidan la continuidad del acuerdo. Si surge algún problema mi sugerencia es que se actúe rápido y que se aporten los argumentos que han contribuido a su resolución. Esto reforzará aún más si cabe la relación comercial entre empresas.

Por último, es muy recomendable que exista un contacto regular entre cliente y proveedor por lo que siempre es interesante planificar reuniones o conferencias que permitan hacer un seguimiento cercano a la relación comercial.

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